仕事柄、膨大な量のメールを受信するような会社に勤めているのですが、
他の人のベッキーを見たとき、すごくビックリします。
もう、とにかく、フォルダの数がハンパじゃない。
メーラーの左側にずらーーーーーーっとフォルダが並んでます。
まぁ、人それぞれやり方はあるかもしれませんが、
埋もれたフォルダからメールを発見できるのだろうか。。と心配になる。
これは、明らかに、効率が悪い。
大切なメールも見落とすし、対応は遅れるし、探すのにも時間がかかる。。
当然、仕事のスピードも遅くなるし、夜帰るのも遅くなるわけだ。
便利になるはずのツールに、逆に使われてしまっては、しょうがない・・・
というわけで、必要になってくるのが「グルーピング力」
例えば、ずらっとフォルダが並んでいる人のフォルダを見ていると、
「人名」で、人ごとにフォルダを作っている人がいる。
ここで思うわけです、「メールを送る人ごとにフォルダは必要なの？」って。
仕事ってのは、「誰」ではなくて、「何を」だと思うんですよね。
田中さんから、○○に関する提案書つくるの手伝ってってメールが来たら、
「田中さん」フォルダ作るんじゃなくて、「○○」ってフォルダ作ればまとまるんじゃ？とか。
フォルダ数は少なくとも、「件名」を簡潔、かつ、分かりやすくつければいいし、
そもそも、「誰」を探したいなら、人名で検索すればいいわけで。
かの名将「趙雲」も言ってましたが、「基本こそ、極意と知れ」と。
そのためには、まず、捨てることからはじめよう。
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